A importância da manutenção de TI e porque mantê-la em dia

capex e opex
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A manutenção de TI é fundamental para qualquer negócio, independente da área de atuação. Não basta ter a melhor infraestrutura de TI e nem contar com as melhores metodologias de gestão de projetos, se ambos os quesitos não estiverem em constante atualização.

Em resumo, a manutenção acontece baseada em procedimentos e atividades efetuadas em equipamentos e sistemas. O objetivo disso é manter esses equipamentos e sistemas desempenhando de forma realmente eficaz, todas as suas funções, com segurança e disponibilidade.

A manutenção preventiva é o tipo de manutenção mais conhecida e também a mais recomendada. Seu objetivo é manter os sistemas e equipamentos operando em condições ideais, de forma confiável e visando evitar que possíveis problemas ocorram. Por isso chama-se preventiva.

Enfim, entenda porque é tão importante que as manutenções estejam em dia e descubra o que fazer para uma boa manutenção de TI!

Por que a manutenção de TI é importante?

A evolução tecnológica é constante. Diariamente tecnologias novas surgem no mercado, seja para questões de aprimoramento ou ainda para acompanhar a necessidade de melhorias e correções de bugs. Quem atua na área de tecnologia sabe disso e sabe também que é preciso acompanhar as manutenções de TI.

Na parte de infraestrutura, as soluções de armazenamento de dados, comunicação, segurança, entre outras, avançam com frequência. É preciso que toda a infraestrutura acompanhe as tendências do mercado para que a empresa não fique obsoleta. Um exemplo de inovação de infra é o armazenamento na nuvem.

Quem não acompanha as mudanças torna a empresa ultrapassada e a mesma tende a cair no esquecimento. O mercado está sempre buscando por mais e mais inovações. Além da importância de acompanhar essas evoluções, é preciso estar em dia com a qualidade e eficácia de toda a TI que você possui atualmente na sua empresa.

Se toda a sua infraestrutura como servidores, bancos de dados, sistemas, redes, enfim, não estiver com as manutenções em dia, há o risco da ocorrência de problemas de indisponibilidade, perda de informações, problemas com a integridade e confidencialidade das informações, entre outros.

No caso da segurança da informação então, é preciso zelar pelas manutenções mais ainda! As ameaças virtuais avançam em ritmo acelerado. Todos os dias surgem novos tipos de vírus e fraudes. Por isso, a manutenção de todas as tecnologias que garantem a segurança da informação na sua empresa, é um item extremamente importante.

Vale lembrar que tudo isso impacta diretamente no orçamento da empresa, uma vez que as manutenções preventivas acabam custando muito menos do que as manutenções corretivas. Sem contar, que caso a manutenção corretiva seja necessária, pode significar que algum problema sério já possa ter ocorrido, e a própria credibilidade da empresa junto ao cliente, esteja em jogo.

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A manutenção de TI para o ambiente de PMEs

Independente do tamanho da sua empresa, acredite: manter toda a parte de tecnologia com a manutenção em dia, é fundamental. Afinal, o que não passa por manutenção tende a apresentar problemas, mais cedo ou mais tarde. Portanto, melhor não correr o risco.

O que difere, no entanto, a maneira como as manutenções podem ocorrer em médias e pequenas empresas, é a frequência das mesmas e os profissionais que as executam. Isso porque em pequenas empresas, dependendo da infraestrutura e sistemas utilizados, as manutenções podem ser mais simples e com um intervalo de tempo maior. Mas nem por isso são menos importantes, claro.

Já em empresas médias e grandes, como o tráfego de informações costuma ser maior e talvez a necessidade de maior disponibilidade dos sistemas também, as manutenções precisam ser muito mais frequentes, e talvez, mais complexas e que exijam mais especializações.

Quanto aos profissionais, em pequenas empresas pode ser necessária a contratação de profissionais especializados, com mais frequência do que em empresas médias e grandes. Isso porque em empresas médias e grandes, é comum que já haja no próprio quadro de funcionários, profissionais qualificados para tal finalidade, ou uma equipe terceirizada com profissionais em tempo integral alocados na própria empresa

Enquanto em uma empresa pequena, a mesma talvez não comporte esse tipo de contratação e, portanto, a terceirização seja necessária. Mas independente de haver ou não uma equipe de TI na empresa, é muito importante que os profissionais que irão cuidar da manutenção de TI, sejam realmente aptos e mantenham um plano de manutenção preventiva claro e alinhado com a disponibilidade da empresa.

Por isso, a melhor opção talvez seja mesmo contratar profissionais terceirizados especializados, que atuem somente com essa finalidade, a fim de buscar a garantia das melhores manutenções preventivas possíveis para a área de TI da sua empresa.

Como fazer as manutenções da área de TI da sua empresa?

Como diz o ditado “melhor é prevenir do que remediar”. Então, mãos à obra!

1) Inventário / Levantamento

O primeiro passo para uma boa gestão de TI é saber, com detalhes, todos os recursos do parque tecnológico que será administrado. Para a manutenção preventiva não seria diferente. Comece atualizando ou levantando em detalhes todas as informações de computadores, servidores, roteadores, switches, impressoras, celulares, tablets, enfim, todo equipamento físico e softwares que a TI deve manter funcionando e que são importantes para o dia-a-dia dos usuários e da empresa.

Com o tempo, o inventário completo, junto ao sistema de registro de chamados, será possível ter informações ainda melhores para o planejamento da manutenção, como data de expiração da garantia, quantas vezes o equipamento apresentou problemas, quais problemas, se foram trocadas peças, se é planejado a troca de peças de consumo (ex. fusor de impressora), entre outras. Isso tudo será utilizado no próximo passo, o planejamento.

2) Planejamento

Com todos os dados levantados para o inventário, será possível definir o nível de criticidade de cada recurso. Também será possível identificar os recursos que possuem prazo para ações específicas, por exemplo, impressoras possuem peças de reposição por consumo, como o fusor e os roletes que devem ser substituídos ao se atingir certo número de cópias, isso permite planejamento. Entre outro itens, temos vencimento de licenças de softwares, necessidades de aplicação de updates ou upgrades para novas versões, verificar máquinas já obsoletas, dentro diversos outro fatores.

Com tudo isso em mãos, é possível definir um cronograma de manutenção. Com exceção dos itens de consumo e licenciamento, citados no parágrafo anterior e que deverão ter agenda própria, sugerimos que todos os outros itens passem por uma manutenção preventiva a cada 3 (três) meses. Vejam o tamanho do parque e definam o ciclo mensal que devem passar por preventivas para que a cada 3 meses todos os equipamentos tenham sido verificados. Aproveite para já avisar a todos os usuários destas datas, assim, todos podem se planejar e evitaremos problemas de última hora.

3) CheckList

Como parte de um bom planejamento, sugerimos que defina para cada equipamento e sistema, um checklist para que a manutenção preventiva seja feita igualmente por diferentes técnicos e em diferentes períodos, mantendo a qualidade da atividade e permitindo sua melhoria constante.

Nossos checklists incluem itens principais, não limitando-se a:

  • Backup;
  • Contingências;
  • Download prévio das atualizações;
  • Teste de peças que apresentaram ou possam estar relacionadas a atendimentos de suporte que ocorreram no equipamento;
  • Limpeza de componentes;
  • Lubrificação;
  • Aplicação de todas a atualizações de hardware e de software;
  • Rotinas preventivas dos sistemas (ex.antivirus, registro, disco, etc);
  • Testes de performance;
  • Organização visual do equipamento no seu local de atividade (arrumação de fios, canaletas, limpeza externa, etiquetas, etc);
  • Conectorização (conexões de rede, cabos, elétrica, etc);
  • Validação de logs de eventos;
  • Testes de comunicação;
  • Validações de segurança;
  • Testes pelo usuário após a manutenção;
  • Atualização de possíveis mudanças no inventário;
  • etc;

Cada um destes itens possui diversos subitens que formam em si um checklist mais completo que serve de modelo para a execução de cada manutenção preventiva.

Este ciclo irá atualizar o inventário que com o planejamento funcionará como um ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act) de melhoria contínua.

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Aposte na prevenção!

Sabendo a importância da manutenção de TI e o que ela pode impactar na sua empresa, fica mais fácil entender porque empresas que as mantém em dia, tem mais credibilidade e até mesmo rentabilidade, não é mesmo?!

Não deixe de lembrar que a falta da manutenção preventiva faz com que manutenções corretivas sejam muito mais necessárias, porém, o custo de uma corretiva já inclui inclusive o preço da indisponibilidade de recursos, além de possíveis custos adicionais (ex. recuperação de dados por um disco quebrado sem backup), o que torna esse valor muitas vezes superior.

Evite ter a empresa parada, perder dados, prejudicar a imagem da empresa, ficar indisponível para seus clientes, entre outros prejuízos, a prevenção é sempre mais barata, tranquila e planejável. Após amadurecer esse processo, poderá incluir no seu plano de TI a manutenção preditiva, que se baseia no monitoramento ativo dos itens principais do parque tecnológico, de maneira que possa, por comportamentos específicos, prever o início de um possível problema. Servidores e dispositivos de rede já incluem esses recursos, mas podemos montar um plano para abranger todos os principais itens da rede, incluindo todos os recursos importantes.

Como estão as manutenções na empresa? Você concorda com esse conteúdo? Deixe aqui os seus comentários e sugestões. Além disso, caso haja alguma informação que queira saber e não encontrou aqui, escreva nos comentários também!

Se precisar de ajuda ou não tiver tempo de tratar da manutenção da TI internamente, não deixe de nos consultar, temos serviços e projetos sob demanda e feitos de acordo com a necessidade de cada cliente! Mesmo que só precise bater um papo e pegar uma opinião sobre o plano que você mesmo montou, nos chame para um café, adoraríamos ajudá-lo com e vê-lo desenvolver sua TI.

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