Benefícios, técnicas e ferramentas de mapeamento de processos

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Você provavelmente já ouviu falar sobre ou usa um mapeamento de processos na sua organização. Se não usa, é aconselhável tomar medidas para a utilização de um mapeamento de processos para que os processos sejam feitos de forma mais eficiente e com menor taxa de erros. Os benefícios são muitos e você verá tudo neste artigo, além de técnicas e ferramentas de mapeamento de processos.

Apesar de ter suas técnicas e metodologias de aplicação, o próprio mapeamento de processos se trata de uma técnica, o mapeamento é aplicado para o melhor entendimento das operações de um setor da organização e, posteriormente, melhora-las.

Em síntese, o mapeamento de processos é uma ferramenta focada na descrição traçada das tarefas de um setor para identificar informações por meio de cada etapa dessa estrutura criada, identificar falhas e propor melhorias.

Benefícios de um mapeamento de processos:

  • Ratificar os papéis e funções no processo;
  • Maior controle e monitoramento, estabelecendo o que está acontecendo e por quê;
  • Com a reunião de informações adquirida, remover tarefas desnecessárias, disponibilizando mais tempo útil e tornando o processo mais eficiente com a redução dos atrasos e retrabalhos demandados, o que impacta diretamente nos clientes;
  • Identificar falhas e pontos a melhorar nos processos, aplicando as melhores práticas de produção.

Como fazer?

Antes de tudo, é necessário criar um esboço do fluxo da atividade que deseja criar o workflow. Para criar um esboço, é necessário conhecer os processos atuais e para conhecer os processos atuais, é necessário ter um fluxo das atividades executada.

1- Justifique o processo. Isso é, defina a importância e a funcionalidade do mesmo;

2- Determine a ferramenta de mapeamento utilizada(dicas de ferramentas abaixo);

3- Envolva todos que trabalham na execução das tarefas que serão mapeadas, sejam colaboradores, fornecedores, clientes, supervisores, entre outros. É através deles que serão encontradas as informações necessárias sobre o que é desenvolvido na organização;

4- Analise os documentos e relatórios existentes, colete evidências e faça entrevistas, questionários e reuniões;

5- Defina as etapas do mapeamento de processos. Defina as entradas e saídas, metas, problemas, riscos, entre outras de acordo com a sua necessidade. Não esqueça de acentuar a localidade do processo;

Técnicas

Apesar das dicas mostradas, você ainda deve estar precisando de uma trilha para sair do ponto zero após todo preparo do terreno. Para isso, você pode escolher a técnica que usará antes de entrarmos para a parte das ferramentas. Vamos lá?

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Essa é uma das mais usadas para conhecer o processo. Consiste em responder pontos chaves com essas palavras. Essa técnica não deixa de acentuar alguns pontos abordados acima. São eles:
What(o quê?) – Objetivo

Where(onde?) – Local

Who(quem?) – Responsável

Why(por que?) – Motivo

How(como?) – Processo

How much(quanto?) – Custo

Veja o exemplo abaixo:

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Matriz GUT

Prática e intuitiva, essa técnica é utilizada para categorizar níveis de prioridade que os problemas devem ser lidados. A sigla GUT significa:

Gravidade – nível do potencial prejuízo;

Urgência – o que pode acontecer como consequência se o problema não for solucionado;

Tendência – projeção do agravamento do problema.

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Foto: Blog Treasy

Matriz BÁSICO

A matriz BÁSICO possui muitas semelhanças com a matriz GUT, porém essa técnica demanda um maior aprofundamento em detalhes para refinar análise da priorização das soluções e atividades, com atribuição de notas de cada item. A sigla BÁSICO significa:

Benefícios para a organização- Como a solução deste problema trará reduções de custos, aumento de produção ou reduzirá falhas.

Abrangência- Colaboradores que serão beneficiados com a solução do problema.

Satisfação do cliente interno- Nível de satisfação dos colaboradores com a solução do problema.

Investimentos requeridos- Valor destinado para a melhoria do processo.

Cliente externo satisfeito- Efeito sobre o cliente externo.

Operacionalidade simples- Dificuldades encontradas para o projeto de solução e melhoria, análise de fatores e facilidade de uso.

Exemplo:

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Fonte: BAUMOTTE, Ana Cláudia 40+8 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO. Brasport, 2012

Ferramentas gratuitas para mapeamento de processos

Os processos feitos nas ferramentas abaixo são com a notação BPMN. Um dos modelos mais utilizados atualmente, BPMN (Business Process Model And Notation) trata-se de uma notação gráfica de especificação dos processos por meio de ícones padronizados. Essa notação é muito clara, intuitiva e objetiva para que todos os usuários compreendam facilmente.

Com as ferramentas mostradas abaixo, você poderá criar e editar gratuitamente seus mapeamentos de processos.

Bizagi Modeler

Bizagi é um modelo bastante conhecido, pois além de gratuito há anos, é fácil de usar com suas mais diversas cores que facilitam a identificação.

Se você não é expert em inglês, não tem problema, pois as funcionalidades são traduzidas para o português, assim como a maioria de seus elementos, com exceção dos nomes usados que variam entre as versões.

Ainda que os diagramas sejam gravados no formato da ferramenta, eles podem ser exportados para PNG e BMP como formato de imagem assim como podem ser exportados em PDF, DOC ou até HTML.

BPMN.io

Além de leve, essa ferramenta pode ser usada diretamente do seu browser, ou seja, você pode usa-la diretamente do seu navegador. Por ser muito simples e fácil, a BPMN.io possui algumas limitações, isso é, permite apenas criar diagramas gráficos sem muitas informações adicionais.

Sydle

Essa é brasileira! A Sydle é mais complexa e possui várias outras funcionalidades quando comparada com as demais ferramentas mostradas. A Sydle é uma ótima ferramenta para gerenciamento de processos.

Assim como a BPMN, você utiliza através do seu navegador sem precisar baixar nada. Se você tem interesse em outras funcionalidades além das modelagens de processos, você pode optar por uma licença paga.

Além de, para documentação, a ferramenta disponibilizar um pequeno editor de texto, ela faz salvamento automático de cada elemento adicionado.

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