Redução de custos de TI: 5 dicas infalíveis

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É de conhecimento unânime que toda empresa necessita de uma área de Tecnologia da Informação. Se for bem estruturado, melhor ainda para que a empresa se mantenha num bom nível funcionamento. Contudo, às vezes é necessário uma otimização e redução de custos de TI para a empresa poder crescer mais, obter novos projetos e superar as dificuldades financeiras.

Nós estamos vivendo uma agigantada crise no Brasil, e de acordo com o IBGE, o PIB brasileiro só avançou 0,3% em relação à mesma época do ano passado.

Apesar de, aparentemente, ser um pequeno avanço e uma possível recuperação na visão dos economistas, o IBGE discorda, contrapondo que isso nem é considerado uma variação de crescimento. Complicado, não é mesmo?

Diante desta realidade, é importante que essa redução de custos de TI seja feita de forma correta e bem criteriosa para não cair no famoso ‘’barato que saiu caro’’. No artigo anterior, falei 5 benefícios da automação de processos de TI. Dessa forma, para complementar e te ajudar nisso, separei 5 dicas para a redução de custos de TI acontecer de uma forma que não atrapalhe sua empresa. Tudo certo para anotar?

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1. Para reduzir os custos de TI, entenda o atual cenário de TI da sua empresa

É muito importante que, antes de qualquer coisa, você entenda como está o atual cenário de TI da sua empresa.

Quantas máquinas minha empresa possui? Usamos todas elas? Como está a parte do desenvolvimento? E da infraestrutura? Qual meu backup? Como estão os meus técnicos? E os meus servidores? Para reduzir os seus custos de TI, é importante que faça várias perguntas e entenda as respostas até você entender o cenário por completo.

Depois disso, você pode encontrar vários recursos que não são utilizados de forma correta. Por exemplo, se você tem 12 técnicos, mas todos possuem o mesmo horário de trabalho, que é o horário comercial, as coisas não são tão produtivas assim, certo? Afinal, se um sábado à tarde der algum problema na sua TI, nenhum vai estar lá para resolver, por exemplo.

Na prática:

1.1 Faça um levantamento o mais detalhado possível de todo o seu parque tecnológico. Inclua cada computador, notebook, celular, tablets, servidores, switches, roteadores, APs (Wifi), racks, nobreaks, PABX, impressoras, aparelhos de telefonia e demais recursos tecnológicos da empresa.

Neste levantamento, liste o máximo de características, como processador, memória, disco, velocidade de impressão, velocidade das portas de redes, quantidade de portas do dispositivo, NF, tempo de garantia, valor médio, valor de reposição. Não se gerencia o que não se mede!

1.2 Com o levantamento completo dos recursos físicos (hardware), faça um levantamento também o mais detalhado possível de todos os softwares e aplicativos utilizados na empresa.

Inclua para que servem, qual processo da empresa eles apoiam, quais usuários utilizam, suas funções e níveis de importância para os departamentos, que processos seriam impactados em caso de falha, custos de manutenção, custos de aquisição, etc.

1.3 Com esse levantamento de hardware e software, avalie com cada área da empresa suas principais dificuldades com cada recurso, o que fazem bem, o que não atendem, problemas comuns e frequência dos mesmos, veja com os gestores o quanto isso custa para a empresa (mais aproximado possível).

Esse mapa do cenário atual da TI da empresa lhe trará vários insights e, com certeza, demonstrará muitas coisas que a direção sequer tinha conhecimento que ocorriam. Essa parte é o onde estamos no processo de GAP Analysis, que consiste em verificarmos, ONDE ESTAMOS, ONDE QUEREMOS CHEGAR, e verificarmos o que é necessário fazermos para sair do agora e chegarmos ao desejado.

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2.Utilize a nuvem

Muitas pessoas possuem um receio enorme da nuvem, e eu entendo! Mas pensa só: O que é mais seguro? Ter meu backup na nuvem, ou ter ele externo na empresa? O backup na nuvem pode ajudar a reduzir meus custos de TI?

Bom, vamos lá… se você não tem um serviço na nuvem, sinto lhe dizer, mas você corre muito risco de perda de dados! Imagine que certo dia houve uma queda de energia que gerou um pane no sistema e perdeu tudo(ou quase tudo), ou pegou fogo no local, ou alguém derramou algum líquido nos aparelhos… são inúmeras possibilidades para algo ruim acontecer. Melhor não arriscar, certo?

Segundo pesquisas divulgadas pela Kroll Ontrack, cerca de uma a cada duas empresas tem problemas com recuperação de dados todo ano!

Além da segurança que o serviço na nuvem proporciona, também reduz custos de TI para sua empresa! Você não precisará mais de espaço os equipamentos, manutenções externas, além dos gastos com a energia elétrica que também vão diminuir!

Na prática:

2.1 Avalie todos os sistemas e aplicativos licenciados que possui atualmente (levantados no passo 1) e veja os que estão, por exemplo, próximos de precisarem de updates (atualizações).

Um exemplo é um Office 2003 que já teria de ser alterado para o Office 365 ou pelo menos para o Office 2016.

Procure por opções de licenciamento ou versões em nuvem. Verá que ao invés de desembolsar R$ 1.500,00 numa licença de Office, pode pagar uma mensalidade de R$ 30,00 e ainda ter um e-mail corporativo profissional à disposição da empresa. Isso vale para ERP, CRM, Photoshop e similares, softwares de CAD e segue uma tendência mundial do que chamamos de SaaS (Software as a Service – Software como Serviço)

2.2 O mesmo vale para muitas soluções de infraestrutura. Servidores que precisam ser trocados ou adquiridos podem ser locados na nuvem em soluções IaaS (Infrastructure as a Service – Infraestrutura como Serviço), onde pagará uma mensalidade apenas pelo que utilizar.

Servidores que não são utilizados após o horário comercial podem ser pausados e economizar durante o período em que não utilizar os recursos. Backup em Nuvem, Softwares de segurança em nuvem, servidores em nuvem, a nuvem não é apenas sincronismo de arquivos e e-mail!

 

3. Outsourcing(Terceirização)

Sim, isso mesmo! Terceirize alguma parte(por que não todas?) da sua TI para poder focar no seu negócio e reduzir os custos da sua empresa em geral ao invés de reduzir somente os custos de TI.

Procure uma empresa séria que tenha um feedback positivo por parte dos clientes, foque em uma parte de atuação, converse com a pessoa responsável por administrar o TI, entenda os pontos fortes e os pontos fracos do seu atual cenário e entenda como esse serviço poderá te ajudar(e vai).

Avalie e invista no outsourcing para seu negócio andar sem precisar gastar muito e sem prejudicar a empresa por isso. Uma gestão de TI especializada faz toda a diferença, acredite!

Na prática:

3.1 Verifique seus custos de TI atuais completos. Um funcionário CLT incorre em custos de impostos, férias, 13º, faltas por motivos diversos, treinamentos, fora a possibilidade da empresa investir em algo não adequado pela falta de vivência desse profissional interno.

3.2 Se os serviços já são terceirizados, avalie os fornecedores atuais e como eles apoiam a empresa em nível estratégico. Você tem apenas um técnico disponível quando um computador quebra, ou uma equipe pronta para vender um novo servidor, ou uma empresa parceira que entende seu negócio, se preocupa com as dificuldades do seu mercado e te traz ideias onde a inovação e a tecnologia podem potencializar suas vendas e otimizar sua operação?

3.3 Peça a todos os fornecedores ou funcionários internos para lhe apresentarem um Plano Estratégico da TIC (TI e Comunicação) e valide a aderência estratégica desse planejamento com o que a empresa realmente precisa!

3.4 Se algo não estiver ok, vá ao mercado e pesquise por novos parceiros.

 

 

4. Deixe que a área da TI fique mais por dentro do negóciocustos de ti

Ainda é comum que as empresas enxerguem a área de TI como uma área um pouco ‘’menos importante’’, apenas um suporte para o avanço da empresa e isso é completamente equivocado(clique aqui para ler sobre o amparo da TI). Uma forma muito proveitosa de redução de custos é justamente deixar a parte de TI mais por dentro de tudo que acontece na empresa!

Fazer com que as pessoas que trabalham na área de TI participe nas reuniões, ajude a bolar estratégias e tenham metas a serem seguidas são motivadores de enorme ajuda para a empresa. Mais cabeças pensando, mais rápido as idéias fluem e menos gastos para os administradores. Motivação é o grande segredo!

Na prática:

4.1 Cobre a transformação da sua TI em uma TI Estratégica. Se os seus funcionários ou fornecedores não estiverem interessados ou aptos a se envolver estrategicamente nas necessidades da sua empresa está na hora de promover mudanças para que isso aconteça, seja em treinamentos ou na substituição de recursos.

4.2 Incentive todas as gerências a levarem para as reuniões estratégicas as dificuldades em termos tecnológicos e de processos, e questionarem os responsáveis pela TI sobre como resolvê-los ou mesmo em como potencializar e melhorar algo que já existe.

4.3 Desafie a gerência de TI ou parceiro a apresentar seu planejamento baseado no Plano Estratégico da empresa, dizendo como a TI vai suportar e trazer mais diferencial competitivo para sua empresa no próximo ano.

 

5. Dê um upgrade nos projetos

É importante que você entenda que a crise não é eterna (ufa!). Existem coisas que podem esperar mais um pouco para sair do papel. Deixe de lado os projetos que não demandam tamanha urgência e seriam testes para esse momento tão delicado. Se for algo urgente e relativamente caro, modifique-o, reveja e faça uma análise para constatar se realmente todas as etapas do projeto são necessárias nesse exato momento.

Garanto que com esse novo olhar para um projeto antigo ou até mesmo novo, você terá mais consciência do que é urgente ou não e reduzir os custos de TI(ou todos) de forma saudável.

Na prática:

5.1 Cobre dos responsáveis a Gestão do Portfólio de Projeto e marque reuniões periódicas para que apresentem para a empresa o andamento de cada projeto, a matriz de prioridade x urgência x benefícios de cada projeto e o controle de custos atualizados, incluindo a curva de projeção de custos e prazos.

5.2 Se os responsáveis não tiverem fluência em termos como Gestão de Projetos e Gestão de Porfólio de projetos, desenvolva um plano de ações para que sejam capacitados ou, se não houver tempo, pense em auxílio especializado, com certeza o custo x benefício será compensador.

 

Pesquise, entenda e reduza seus custos

Em suma, pesquise bastante e entenda realmente o cenário de TI da sua empresa, entenda a crise, veja onde a crise mais impacta no crescimento da empresa e reduza os custos de TI de forma benéfica, ou seja, reduza os custos sem que sua produção seja afetada e sem que a qualidade do seu produto ou serviço seja reduzida.

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Quer mudar e não sabe por onde começar? Procura instruções a respeito de redução de custos de TI? Será um prazer te ajudar, basta entrar em contato conosco no seguinte e-mail e telefone. Não deixe de responder essa breve pesquisa, são só 3 minutinhos.

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