Como garantir a segurança no acesso de arquivos

segurança no acesso de arquivos
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Você está acostumado a trabalhar com muitos documentos no dia a dia? Muitos deles importantes, pois contém informações sobre negócios da empresa, por exemplo? Se preocupa com a segurança no acesso de arquivos?

Se preocupar com a proteção de arquivos assim é muito normal, e mais do que isso, é importante ter essa preocupação.

Em um dos nossos artigos falamos sobre a realização de backups como forma de não perder esses arquivos.

Falamos sobre os tipos e as maneiras com que o documento pode ser salvo e armazenado de forma segura.

Ainda nesse mesmo artigo demos uma ênfase para a Cloud Computing, que é a solução de backup mais procurada e utilizada no mercado, devido às suas diversas vantagens.

Se você leu aquele artigo já deve ter encontrado a melhor forma para realizar um backup de acordo com as necessidades da sua empresa.

Mas falar só sobre o backup em si, não é o suficiente.

– Como assim? Meus documentos já estão salvos e seguros (seja na nuvem ou em um dispositivo físico) o que eu preciso fazer agora é acessá-los.

Ok, vamos lá…

Você tem razão. Seus documentos já foram armazenados e o medo de perde-los já não existe mais.

Basta acessá-los e prosseguir com o trabalho. É aí que está o foco do nosso artigo hoje.

Você pode me garantir que somente você, ou as pessoas que podem ter acesso à determinado documento, são as únicas pessoas que realmente acessam esse arquivo?

Ficou na dúvida? Então esse artigo será muito útil para você, continue lendo e descubra como garantir a segurança no acesso de arquivos.

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Por que me importar com isso?

Um motivo seria o suficiente: estamos falando dos seus documentos, não é mesmo?

E quem não gosta de cuidar do que é seu?

Indo mais a fundo, estamos falando também dos documentos da sua empresa.

Ter a certeza de que ninguém não autorizado esteja mexendo nesses arquivos é importante porque mexe com a privacidade da sua organização.

A perda ou até mesmo o vazamento de arquivos assim, é no mínimo desastroso.

Imagina a seguinte situação: você está prestes a fechar um negócio importante, um contrato de grande valor, e de repente o arquivo é modificado ou apagado e a empresa não sabe dizer por quem, quando ou mesmo tomar ações para que não volte a ocorrer.

Ninguém quer passar por isso, pois a possibilidade de perder a oportunidade de fechar esse negócio é real.

Então vamos à algumas dicas básicas, para evitar que curiosos abram documentos que não devem.

 

  • Ensine seus funcionários a escolher bem suas senhas e loginssegurança no acesso de arquivos

 

O uso de senhas deve ser muito bem difundido e boas práticas devem ser adotadas.

É recomendado evitar senhas consideradas muito fáceis, como as baseadas em datas de nascimento ou outra combinação que possa ser adivinhada por um invasor.

Além de tudo, as senhas devem ser trocadas em uma periodicidade considerada segura, como de seis em seis meses. Isso garante que a segurança do sistema de arquivos da empresa se renove de forma produtiva.

 

  • Tenha regras para o uso de dispositivos de armazenamento de dados

 

segurança no acesso de arquivosPor conter arquivos importantes para o negócio, os sistemas devem ser tratados com o máximo de cuidado pelos funcionários.

É preciso restringir o uso indiscriminado de dispositivos como discos rígidos portáteis e pendrives vindos de fora, que facilmente podem carregar vírus e outros males que prejudicam a estrutura de arquivos.

Crie uma política de boas práticas de segurança para o uso destes dispositivos e conte com mais segurança na utilização do sistema da empresa.

Um exemplo de técnica que recomendamos e que a maioria das empresas já possui internamente, é a possibilidade de utilizar criptografia nestes dispositivos. É possível fazer isso diretamente pelo windows da máquina.

 

  • Conte com estrutura na nuvem

 

Outra dica é contar com um sistema em nuvem.segurança no acesso de arquivos

Trabalhar na nuvem é outra maneira de garantir a segurança no acesso dos arquivos da sua empresa, além de, como já sabemos, garantir uma segurança no armazenamento.

Neste tipo de sistema, todos os dados do negócio ficam baseados em um servidor externo, sendo acessíveis pelos profissionais necessários. Confira duas vantagens dessa opção:

 

1. Mais segurança e menos falhas
Conectar o seu trabalho a um sistema de cloud computing  significa ter tudo sempre sincronizado com um servidor remoto.

Assim, tudo fica independente de falhas mecânicas do seu computador e você conta com robustos sistemas contra invasões e vulnerabilidades, que evitam que se coloque em risco a segurança dos arquivos da sua organização.

cloud computing é uma das maiores tendências para negócios de diversos segmentos e tamanhos.


2. Menos dados perdidos
Antes da popularização da nuvem, o backup local era muito utilizado pelas empresas. Ele envolvia criar cópias de segurança de arquivos importantes e mantê-los separados.

Esse modelo apresentava diversos problemas em sua aplicação.

Primeiramente, sempre trazia uma cópia desatualizada dos dados. Em casos de problemas, o profissional não teria a última versão válida daquele arquivo, mas sim a revisão que constava na hora do backup.

Outro problema era que o backup local também era suscetível a falhas mecânicas tal qual era com os dados originais.

Quando os arquivos são salvos na nuvem, são atualizados em tempo real e permitem que os colaboradores sempre tenham acesso à sua versão mais atual, desde que tenham conexão com a internet.

Exemplos de plataformas que resolvem esses problemas de segurança dos arquivos da empresa e ainda oferece incríveis benefícios de produtividade e mobilidade é o Google Drive for Work e o Microsoft OneDrive.

 

 

 

O que acontece quando uma empresa não se preocupa com a segurança no acesso de arquivos?

Não adotar medidas de segurança para os arquivos da sua empresa significa expô-los ao risco de serem perdidos ou até roubados

Os hackers estão cada vez mais audaciosos, sendo capazes de aproveitar vulnerabilidades de sistemas para invadir redes internas e roubar dados.

Vejamos, por exemplo, os recentes ataques de ransomware, como o WannaCry.

Os estragos e perdas causados pelo WannaCry são espantosos, o número de empresas e máquinas atingidas é enorme.

Além disso, uma simples falha mecânica pode ser o suficiente para que todo o trabalho de uma equipe se perca.

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Conclusão

Neste artigo vimos então a importância de saber se os seus arquivos estão seguros. Armazená-los apenas não é o suficiente, protegê-los de acessos de intrusos é de extrema importância.

Não se esqueça de buscar se informar a respeito de como funcionam esses ataques de ransomware que vem sendo realizados atualmente, como o WannaCry. Muitas empresas, hospitais e escolas já foram atacadas.

Evite essa dor de cabeça, evite perder oportunidades de crescimento, por motivos que muitas vezes são causados pela falta de cuidado do próprio funcionário.

Siga as dicas que foram passadas neste artigo e se sinta mais seguro. Sinta-se mais confiante de que somente as pessoas autorizadas estão acessando esses arquivos importantes.

Espero que tenha sido útil e que você possa proteger seus arquivos tão importantes

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