Determinadas estratégias precisam mudanças, que por sua vez, demandam ainda mais estratégia para que a transição seja feita com sucesso. Ou, em outras palavras, demandam um gerenciamento de mudanças.

Para mudar é necessário sair da zona de conforto. Como o nome diz: é alterar, modificar, o que implica em sair da inércia. Atualmente, com o avanço tecnológico trazendo cada vez mais novidades, softwares se atualizando e tudo mais, todo o entorno também é impactado pelos avanços e precisam mudar para se adaptar, não ficar para trás e evoluir sempre.

Com isso, chegamos em transformações organizacionais, que para ser feita com qualidade, demanda um bom gerenciamento de mudanças. Sua organização já passou por essa transição? Como foi sua experiência com gerenciamento de mudanças? Nesse artigo falaremos a respeito da Gestão de Mudanças para te ajudar nessa missão(ou futura missão).

O que é Gerenciamento de Mudanças?

Antes de tudo é importante entender seu conceito e o que é, de fato, Gerenciamento de Mudanças em organizações. Trata-se da aplicação de um processo estruturado e de um conjunto de ferramentas utilizadas para atingir o resultado almejado.

Essa gestão trabalha todos os níveis e camadas da organização para que eles sejam preparados para as mudanças. Cada indivíduo da organização conta, até mesmo os diretores.

O gerenciamento de mudanças é muito visto como sinônimo para gestão de projetos ou pessoas. Essa visão acarreta numa abordagem não adequada para sua aplicação.

Ao invés de ser sinônimo para gestão de projetos ou gestão de pessoas, o gerenciamento de mudanças tem como uma das principais características focar na forma como as pessoas e as equipes são impactadas por um processo de transição organizacional. Ou seja, uma abordagem multi e interdisciplinar.

A importância do gerenciamento de mudanças

O objetivo principal do gerenciamento é aumentar a probabilidade de sucesso das mudanças ao mesmo tempo que atinja o maior ROI (Retorno Sobre Investimento) e as ações tenham o menor impacto possível nos indivíduos.

Essa mudança tem como foco melhorar a organização por meio de alterações na forma de execução do trabalho. Por isso, é possível que alguns aspectos sejam afetados. Por exemplo: processos, sistemas, funções, remuneração, ferramentas e vários outros fatores, com variações no grau de impacto.

Se você pensa em mudar, provavelmente você está procurando alguma reação a algum problema ou em busca de oportunidades. Muitos buscam por competitividade, mas são poucos os que estão dispostos a mudar para encarar esse desafio.

Segundo os dados do estudo de 2013 da Prosci, 96% dos projetos que tiveram abordagens estruturadas de gerenciamento de mudanças atingiram ou até ultrapassaram os objetivos. Por outro lado, somente 16% dos projetos de gerenciamento de mudanças pouco estruturado tiveram o mesmo êxito.

Antes de chegarmos em gerenciamento de mudanças no cenário de TI, confira algumas ferramentas para ajudar nesta empreitada!

3 ferramentas para Gerenciamento de Mudanças

Algumas ferramentas que podem ser úteis para você aplicar no seu gerenciamento de mudanças.

1- Freshservice

Se você tem familiaridade com nuvem, com certeza vai gostar da Freshservice. Baseada em nuvem, Freshservice é uma ferramenta que permite simplificar cada etapa do planejamento, do lançamento à aprovação, além de ajudar no gerenciamento de tarefas diárias, minimizar a redundância e proporcionar maior controle sobre as aprovações.

Os principais recursos incluem gerenciamento de problemas, incidentes, versão, relatórios, dentre outros adicionais como aprovações de fluxo de trabalho, trilhas de auditoria, etc.

Essa ferramenta está disponível com planos mensais de diversos valores para diferentes demandas. Como por exemplo US$ 19 por usuário por mês para pequenas equipes, US$ 99 por usuário por mês.

2- Gensuite

A Gensuite tem foco em ajudar equipes a descobrir e gerenciar os riscos e os requisitos de conformidade à medida que as mudanças operacionais, de equipamentos e relacionadas às pessoas ocorram.

Os principais recursos da Gensuite incluem flexibilidade e autoconfiguração, estágios padronizados do processo, documentos ‘’Replacement in Kind’’ para determinar quais avaliações formais de gerenciamento de mudanças não são necessárias, comunicação automática de alterações e atualizações de status, mineração de dados de status de conformidade e vários outros recursos.

Essa ferramenta atende diferentes setores, como de defesa, distribuição, eletrônicos, energia, e outros. O preço é somente sob consulta.

3- Whatfix

Orienta as partes interessadas durante os processos de mudança e ajuda a aumentar as taxas de adoção de produtos de software sem o risco de lacunas de produtividade.

Seus principais recursos são guias interativos, orientação interativa, suporte contextual e vários outros, que incluem fluxo de trabalho de aprovação, gerenciamento de conformidade e gerenciamento de treinamento.
Assim como a Gensuite, seu preço é sob consulta.

Em TI

Embora siga o mesmo padrão, o gerenciamento de mudanças na área de TI possui suas particularidades. O principal objetivo, evidentemente, é garantir que os métodos e procedimentos padronizados mais adequados sejam usados para que todas as alterações tenham um manuseio mais eficiente ao mesmo tempo em que controla toda a infraestrutura de TI para minimizar impactos de eventuais incidentes.

Lembrando que se houver algum incidente na área de TI, o impacto é para toda a organização. A TI é o coração de quase todas as organizações, até mesmo da sua. Visto isso, as mudanças na infraestrutura de TI podem surgir como resposta a problemas ou exigências externas, como por exemplo alterações legislativas ou uma ação que busca maior eficiência dentro da organização.

Gerenciamento de Mudanças em TI – ITIL

Certamente você já viu sobre ITIL em vários lugares, ou até mesmo aqui em nosso blog, onde temos um artigo onde mostramos Tudo sobre ITIL.

Porém, neste artigo vamos mostrar para você de forma mais simples e fácil de entender como funciona esse processo de gerenciamento de mudanças quando se refere a área de TI.

Conforme ficou evidente, para o melhor resultado no processo de gerenciamento de mudanças e para evitar perdas, é imprescindível que as melhores práticas usadas no mundo inteiro sejam empregadas para gerenciamento de sistemas de TI. Isso significa que é necessário utilizar o Gerenciamento de Mudanças ITIL.

ITIL nada mais é que Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, quando traduzimos Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Trata-se de uma instituição inglesa que reúne as melhores práticas e procedimentos de TI.

Como o ITIL ajuda na REDUÇÃO DE CUSTOS?

Se essas práticas não ajudassem na redução de custos, não seriam as melhores práticas do mundo, não é mesmo? É muito difícil unificar a qualidade com a redução de custos, mas é possível quando falamos de ITIL.

Como falamos acima, um dos principais objetivos é eliminar as tendências de incidentes e diminuir os custos dos mesmos. Com a identificação e diagnósticos de problemas explanados, é muito mais fácil reduzir os custos.
Sem contar quando visualizamos a relação entre objetivos de processo e redução de custos da organização. Exemplo: menor tempo de ociosidade, aumento da produtividade e lucro; prejuízos prevenidos e melhor aplicação de recursos para resolução de incidentes.

Para colocar tudo isso em prática, é necessário o uso de ferramentas, que por sua vez, para ter efetividade, precisam de planos de ação e reavaliação periódica de processos.

BÔNUS – Diagrama ITIL

Através dessa ferramenta de Diagrama ITIL você pode criar uma estrutura ITIL para você visualizar o framework e projetar a infraestrutura de TI. Essa ferramenta é online e gratuita!

Gostou do artigo de hoje?  Não deixe de compartilhar para que mais pessoas recebam essa informação.
Inscreva-se em nossa Newsletter para receber mais conteúdo sobre Tecnologia da Informação, Gestão e Governança!

Até o próximo artigo. 😀