Uma ferramenta como o SharePoint trará diversos benefícios e funcionalidades à sua organização. Você pode ver sobre eles neste GUIA. Aqui vamos falar sobre:

• O que é o SharePoint
• Quais as vantagens de tê-lo
• E quais suas principais funcionalidades

Este conteúdo faz parte da nossa Semana Microsoft 365. E o tema abordado hoje será o SharePoint. Continue lendo para saber mais…

O que é o SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma de aplicação web criada pela Microsoft para dar suporte às organizações. Com ele, é possível criar sites corporativos, Intranets, sistemas de gestão e até utilizá-lo como servidor de arquivos!

Inclusa no 365, essa ferramenta poderosa é capaz de trazer maior disponibilidade à empresa em relação a comunicação integrada, armazenamento de arquivos e desenvolvimento de soluções. 

Seu uso é flexível tanto para usuários finais, usuários avançados quanto para desenvolvedores.

Vantagens de usá-lo 

Como falamos, essa aplicação é uma das ferramentas incluídas no Microsoft 365 a partir do plano Microsoft 365 Business Basic. 

Com diversas soluções em um só local, o SharePoint cria eficiência para a organização. Algumas dessas vantagens são:

Compartilhamento simples 

O Sharepoint possibilita o compartilhamento de informação tanto para usuários internos da corporação quanto usuários internos. Além de compartilhamento de

calendários compartilhados para facilitar o gerenciamento de tarefas. 

Colaboração fácil 

A colaboração no ambiente corporativo têm sido cada vez mais importante, principalmente para reforçar a produtividade da empresa. 

Algumas funções ligadas à colaboração disponível no Sharepoint são: biblioteca de documentos, formulários automatizados, banco de imagens, histórico de versões e gerenciamento de tarefas de equipe.

Comunicação com a empresa

O principal uso da ferramenta: a famosa Intranet do SharePoint.

A plataforma dispõe de uma área que pode ser dividida entre departamentos e também pode ser utilizada para a empresa toda.

Nessa área os gestores podem colocar informativos da empresa, políticas e normas, aniversários, novos colaboradores, novos clientes, entre tantas outras informações.  

A Intranet é uma aplicação muito relevante para estimular o trabalho corporativo. Manter sua equipe informada sobre novidades e informações faz com que o colaborador se sinta mais pertencente à empresa, além de Integrar o ambiente corporativo e aumentar a produtividade.

Transforme processos colaborativos 

O uso para departamentos específicos é conveniente pois contribui para que a equipe faça o gerenciamento de documentos e tarefas de forma fácil. 

Por exemplo, o departamento precisa entregar um projeto para um cliente. Durante a elaboração deste projeto, a equipe pode fazer o uso das diferentes ferramentas do Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) de forma colaborativa dentro do próprio SharePoint, e criar uma pasta para que tudo seja centralizado. 

O andamento do projeto pode ser controlado por um Workflow – disponível na aba “Meus Fluxos” e a entrega pode ser feita por e-mail ou também pelo Microsoft Teams (ou ambos).

Ou seja, tudo em algum momento, se conecta. E os processos se tornam de fato, colaborativos. 

Afinal, toda a equipe pode ter acesso ao trabalho, colaborar em tempo real, dar andamento em tarefas e fazer a entrega.

Redução de Custos

A redução de custos pode acontecer de diversas formas na organização. É importante manter um pensamento estratégico para identificar quais investimentos são desnecessários, conhecer novas ferramentas/aplicações que podem trazer maior retorno ao negócio e pode acontecer até ao fazer um investimento e a longo prazo identificar redução de custos, pois esse investimento trouxe bem estar maior para a equipe e consequentemente, mais produtividade. 

Um ambiente corporativo integrado gera maior redução de custos, afinal, sua equipe poderá trabalhar com maior segurança, mais agilidade, facilidade e mais conforto.

Quais são os possíveis usos para o SharePoint em sua empresa:

Aplicação para Intranet 

Ainda falando do seu uso como Intranet, veja o que é possível realizar por essa ferramenta: 

• Sites corporativos;
• Notícias;
• Agenda de eventos.
• Aniversariantes;
• Ramais;
• Políticas da empresa;
• Entre outros. 

Aplicação para Sites com SharePoint

O SharePoint suporta grande volume de dados e interações e justamente por isso, é utilizado em sites que recebem diversos visitantes por dia, como a Caixa Econômica Federal.  

Possui interface inteligente, intuitiva e amigável e facilita interação com o cliente da empresa

Além de disponibilizar conceitos modernos de usabilidade (UX) para melhorar a relação com o o usuário. 

Sistema de Gestão de Arquivos

O SharePoint tem a opção de criar de sistemas de gestão simplificados que incluem a inserção de contratos, treinamentos, documentos, projetos, inventários, entre outros.

Além de facilitar a automação de processos  por meio de captação e relação de Recursos Humanos, Compras, aprovação de publicidade, reembolsos, etc.

Servidor de Arquivos

O SharePoint como servidor de arquivos pode ser bem útil, ainda mais numa pequena ou média empresa.

On Premises Vs Nuvem – Qual o Sharepoint se encaixa?

A organização pode fazer a utilização dessa plataforma On Premise, isto é, instalada na infraestrutura física da empresa ou fazer o uso dela em Nuvem. 

Cada uma dessas tem suas vantagens e desvantagens. 

Entretanto, como aqui sempre visamos estratégia e recomendamos investimentos que levam à organização à redução de custo e inovação, preferimos apresentar soluções que futuramente serão mais viáveis por, dentre tantas razões, estarem alinhadas com o que o mercado vem oferecendo. 

Nesse caso, recomendamos a utilização da Nuvem. Que é o caso do SharePoint. Ou a aplicação da Microsoft própria para servidores em nuvem: o Microsoft Azure

Afinal, como pode ver em muitos de nossos conteúdos aqui no blog, a Nuvem é mais flexível e vêm sendo aderida por cada vez mais soluções. Além de, ser menos trabalhosa para a sua equipe de TI e gerar menos custos para a empresa.

Além disso, o SharePoint oferece outros benefícios para uso como servidor de arquivos, ainda que essa não seja sua função principal. 

Alguns desses são:

• Acesso remoto facilitado
• Praticidade no trabalho em equipe
• Economia de espaço de armazenamento 

Criando um Modern Workplace

Falamos muito aqui sobre o Modern Workplace e como esse tipo de aplicação será importante para o futuro das empresas. 

O uso de ferramentas integradas, com conexão fácil e colaboração em tempo real faz com que a empresa trabalhe num ritmo mais rápido, afinal, a passagem de bastão em relação a tarefas é menos demorada. 

Para que você tenha um Modern Workplace em sua empresa é necessário:

• Integração de plataformas
• Uso em nuvem
• Comunicação Rápida

Funções essas que o SharePoint e todos os aplicativos Microsoft 365 disponibilizam. 

Conclusão

Se você ainda não adquiriu o pacote Microsoft 365, recomendamos que experimente essa experiência para a sua empresa.

Além dos velhos conhecidos do pacote (Excel, Word e Office), a plataforma envolve novas opções que fazem da sua empresa mais eficiente e produtiva. Requisito mais que necessário para o futuro das organizações.