A importância de ter uma Documentação em TI

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Organização. Esse é um dos princípios a ser buscado por todo ser humano que quer as coisas funcionando de maneira eficiente. Independentemente se o projeto é de cunho profissional ou pessoal, para a obtenção do sucesso é preciso não só planejar como também desenvolver processos para facilitar o alcance da meta. 

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http://www.virtuozo.fr/infographie-lapproche-mobile/ (fonte da imagem)

O planejamento e a implementação de processos também estão presentes na comunidade de tecnologia da informação. Para que esse setor funcione de maneira eficiente é fundamental entender qual a importância da documentação em TI.

Para que seja implementada uma gestão de TI profissional é preciso, primeiramente, realizar uma análise da tecnologia utilizada dentro dos processos da empresa. Depois disso, é necessário realizar uma análise detalhada para fazer a tecnologia funcionar para o bem do negócio.

Posteriormente, é de responsabilidade dos gestores realizar o planejamento. Nele, deve ser detalhado todos os passos a que o negócio será submetido para que a tecnologia funcione de maneira plena.

É fato que o caminho a ser percorrido pela empresa é longo. Por esse motivo, a documentação em TI é de fundamental importância para que se tenha em mãos um apontamento que contempla tudo o que foi feito e de maneira detalhada.

 

Conheça os itens considerados fundamentais na documentação em TI

Para dar início ao processo de documentação é preciso documentar todos os itens que envolvem o parque tecnológico da empresa, dentre eles:

SERVIDORES

  • Informações de Hardware (processador, memória, disco, RAID, placas, fontes, portas de comunicação, upgrades possíveis, firmware, fabricante, garantia, etc);
  • Informações de Rede (Placas de rede, Time de Placas, nomes, IPs, Gateways, subnets, DNS, DHCP, VLANs, switches conectados, redundâncias, etc);
  • Informações de Software (Sistema Operacional, funcionalidades, configurações de funções de rede como AD, DNS, DHCP, GPOs, File Server, Application Server, Terminal Services, Backup, procedimentos de restore, cluster, Licenciamento, ERP, CRM, sistemas específicos, Web Server, entre outros).

ESTAÇÕES / MOBILES

  • Todas as informações de hardware, rede e software citadas acima;
  • Informações do usuário (login, permissões, suítes de aplicativos, aplicações específicas à função/departamento, emails e outras formas de comunicação, perfil de utilização, etc).

INFRAESTRUTURA

  • Informações completas sobre:
    PABX, Linhas telefônicas, E1, recursos de conferência, Provedores, Links de Internet, VPN, Firewall, Itens de segurança, impressoras, etc. Rack, pontos de rede, modems, switches, roteadores e interconexões das redes também são importantes.

PARCEIROS

  • Desenvolver um catálogo de serviços que conte contratos, portfólio de serviços contratados, prazos, SLAs, SLOs, Rescisão, Multas, Custos, contatos, formas de contato, escalation, horários de cobertura, renovações, descontos, forma de entrega dos serviços, relatórios, frequência, quantidades de visitas e horas, dentre outros.

ROTINAS

  • Ter documentadas todas as rotinas básicas do departamento, e se possível documentar procedimentos e instruções de trabalho;
  • Conter itens como backup, restore, manutenções preditivas, preventivas e corretivas, testes e homologações, testes, segurança, inclusão e exclusão de novos itens na rede, inclusão e exclusão de usuários, atualizações, entre outros.

Vantagens da documentação em TI

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A equipe responsável pelo setor de tecnologia em TI precisa entender a importância da documentação em TI, pois isso é fundamental por meio da criação de uma cultura organizacional que servirá apenas e tão somente para beneficiar o empreendimento comercial.

Por meio da documentação em TI ficará mais fácil realizar a implementação de novos colaboradores mesmo diante da ausência dos responsáveis ou quando é preciso fazer a substituição dos fornecedores.

Afinal, uma empresa não pode depender de maneira única e exclusiva de um único colaborador, por isso, ao sair de férias ou mesmo quando ele é demitido, todos devem ter acesso:

  • Acesso aos recursos que utilizava;
  • Banco de dados, arquivos e do sistemas;
  • Projetos em que o colaborador está envolvido;
  • Backup de todos os dados;
  • Códigos fontes no caso de desenvolvedores e profissionais de TI;
  • Repositório de informações e outros aspectos.

O registro de tudo o que é feito em uma empresa, principalmente no setor de tecnologia, traz segurança e anula a dependência de um ou mais profissionais, pois como o mercado está em constante mudança, a presença de uma documentação em TI bem-feita permitirá que qualquer profissional continue o trabalho.

As três etapas que envolvem a documentação em TI são:

  1. Ideia – Será preciso definir o que será feito e de que forma isso será feito.
  2. Tratamento – A definição se baseará na metodologia, no sistema e no hardware empregado para que a ideia saia do papel e funcione de maneira eficaz, passando pela implantação e chegando a implementação.
  3. Finalização – É o momento em que serão realizados todos os testes para ver se a necessidade foi atendida com qualidade e aceita por todos os setores. Aconselha-se a implantação de um ciclo de melhoria contínua no processo, seguindo as regras do PDCA.

 

Documentação em TI é responsável pela segurança das tecnologias usadas em uma companhia

É fundamental salientar ainda que a documentação em TI é responsável direta pela segurança de todas as tecnologias que são empregadas na companhia, pois por meio do controle de dados, pessoas e informações, é possível conhecer, limitar e monitorar quando, quem e como é possível ter acesso a um determinado sistema ou banco de dados.

A função da documentação em TI, entre tantas, é assegurar que todas as ferramentas que envolvem o seu sistema funcionem de uma maneira extremamente profissional.

Em um primeiro momento, empresas pequenas ou de médio porte acreditarão ser impossível ter uma documentação qualificada da TI, porém, há no mercado empresas que são especialistas em dar suporte em TI e que já implementam toda a documentação de TI, seguindo as melhores práticas do mercado.

Hoje em dia, é imprescindível apostar no processo de modernização das companhias, porque sua empresa só tende a melhorar. Consequentemente, estará desenvolvendo em seus colaboradores a ideia de que trabalham numa empresa organizada, devido aos processos pré-definidos e claros.

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Documentação em TI compõe a implementação de processos em uma empresa

A Bug Busters é uma empresa que conta com uma estrutura que objetiva atender todas as necessidades de empresas de pequeno, médio e grande porte quando o assunto é tecnologia da informação.

Nós damos atendimento especializado, tanto para empresas que tem uma área de TI, como as que ainda não tem, sempre fazendo uso de recursos tecnológicos que tragam diferenciais competitivos à sua marca e, ainda, aproveitamos todos os investimentos que já foram feitas na área de TI da sua empresa.

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