[COMPLETO] O que você precisa para um Modern Workplace

 Tempo de leitura: 8 minutos

São muitos os fatores que nos levam a concluir a necessidade de evoluir para um Modern Workplace. A começar pela mudança na força e ambiente de trabalho.

Nos próximos anos, mais de 50% da força de trabalho será composta pela geração Y, com espaços de trabalho mais colaborativos, com uma conexão mais profunda com a missão da empresa. Até 2020, os especialistas estimam que a quantia total de dados digitais criada aumentará para 44 zettabytes, dez vezes mais em comparação a 2013.

Vivemos num mundo com novas tecnologias impactando setores inteiros, isso deixa cada vez mais evidente que as pessoas e a inovação gerada são o ativo mais importante de todas as empresas. Você concorda com isso?

Pois é… apesar disso, os dados sugerem que a experiência do funcionário nunca esteve tão baixa. Menos de 15% dos trabalhadores de todo o mundo dizem que se sentem envolvidos com o trabalho.

Esse fato te surpreende? Pois não deveria. Em média, uma pessoa que trabalha com conhecimento sofre com:

  • Uma interrupção a cada três minutos;
  • Trabalha com oito janelas abertas no computador;
  • Confere o email dezenas de vezes por hora;
  • Sente que 46% do tempo gasto em reuniões é improdutivo;
  • Gasta 20% do tempo de trabalho procurando as informações necessárias para executar suas tarefas.

Um fator que intensifica esse problema para as empresas é vivermos numa era na qual os funcionários contam com oportunidades para sair completamente das carreiras tradicionais em troca de diversas opções atraentes oferecida pela gig economy.

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Nova Era

Atualmente, uma empresa não precisa apenas convencer um talento de destaque a escolhê-la no lugar da concorrência, como também precisa argumentar sobre as vantagens de aceitar um trabalho convencional.

Estamos entrando numa nova cultura de trabalho, marcada por mudança para ambientes mais abertos e cada vez mais colaborativos, que permite os funcionários trabalharem de forma mais livre.

Uma cultura que inspira pensamento criativo e agilidade ao invés de processos rotineiros, que recompense o trabalho dinâmico em equipe e a solução de problemas baseadas em dados ao invés de comandar e controlar.

Não só isso, mas uma cultura que permite aos funcionários se sentirem mais conectados entre eles e a organização. Não obstante, uma cultura que protege os dados da empresa, protege os dados dos clientes, atenue os riscos das ameaças cibernéticas que a cada dia estão mais sofisticadas, tudo isso enquanto minimiza o custo total de propriedade.

Como mudar?

Para ter essa evolução em prática, é necessário uma combinação de mudança cultural, tecnológica e um projeto bem elaborado do local de trabalho.

Será necessário disponibilizar ferramentas especiais para:

  • Despertar a criatividade e a inovação em sua força de trabalho;
  • Propiciar e acelerar o trabalho em equipe;
  • Democratizar os dados e as análises para aprimoramento constante;
  • Atender aos requisitos complexos de segurança e conformidade.

Tudo isso exige uma liderança e compromisso em agir como modelo para essa nova forma de trabalhar.

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O que é necessário num Modern Workplace?

Criatividade

A criatividade é algo que finalmente está ganhando mais valorização e evidência nos últimos tempos. A verdade é que poucas coisas são mais importantes num local de trabalho do que o talento humano e sua força de trabalho, evidentemente.

Para estimular e maximizar esses fatores é necessário:

1- Concepção e criação de conteúdo

Para antecipar as necessidades dos clientes e ficar à frente dos concorrentes, as organizações estão procurando formas de aprimorar a concepção e reduzir a dificuldade de levar uma ideia da concepção até o protótipo.

Como por exemplo ferramentas de coautoria, inteligência, escrita à tinta e 3D em aplicativos facilitam a criação de conceitos, o compartilhamento e o trabalho em equipe em tempo real para aperfeiçoamento da solução. 

O armazenamento de arquivos na nuvem permite que os funcionários acessem arquivos de qualquer lugar e compartilhem de forma segura com qualquer pessoa de dentro ou de fora da organização, sendo possível até mesmo anexar um link para um arquivo na nuvem a um email.

Dessa forma os destinatários acessam automaticamente o conteúdo mais atualizado, sem precisar de reconciliação de várias versões de um arquivo.

2- Anotações digitais

Vivemos numa era com um aumento paquidérmico no volume de informações e no ritmo de inovação nos negócios. Isso demanda anotações.

Uma ferramenta de anotações que ofereça opção de captura de tela, organização e compartilhamento das anotações de qualquer dispositivo torna-se indispensável, ainda mais se possibilitar que seja feita à mão, dando uma sensação natural de caneta e papel junto com o poder da tinta digital.

3- Produtividade em dispositivos móveis

Antigamente, o local de trabalho era considerado um local físico, onde os funcionários trabalhavam em escritórios e se reuniam em um espaço físico compartilhado.

Se você ainda tem essa visão, faz parte da mudança cultural atualizar essa visão. É difícil alcançar novos resultados tendo em mente conceitos antigos.

No entanto, atualmente, cada vez mais o trabalho ocorre de forma remota. Quase metade dos profissionais declaram que acreditam que o uso de um dispositivo móvel é fundamental para a produtividade.

Para atender a demanda por produtividade móvel, existe a possibilidade de colocar o local de trabalho no próprio bolso por meio de aplicativos para plataformas móveis populares.

É possível criar, conversar, compartilhar e apresentar tudo através do seu dispositivo preferido e até mesmo acessar sites de Intranet da empresa em casa ou durante viagens.

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Trabalho em equipe

É basicamente impossível falar no fomento de uma nova cultura de trabalho sem definir o tom de como as pessoas na organização se conectam e trocam informações.

A maioria das pessoas participam de dois modos distintos de colaboração

  • Círculo interno: Pessoas com as quais você trabalha ativa e regularmente;
  • Círculo externo: Pessoas com as quais você se conecta esporadicamente.

Para as pessoas com as quais você trabalha de perto e em projetos ágeis com entregas importantes, é imprescindível uma ferramenta que deixa todas as conversas de equipe, arquivos, reuniões e aplicativos associados num espaço de trabalho compartilhado e acessível aos colegas de equipe dentro e fora da organização.

Para percorrer a organização e se conectar com o seu círculo externo sobre uma função, interesse ou meta em comum, utilize uma ferramenta que possibilite que todos na organização compartilhem informações livremente e tenham grupos e conversas que sejam abertas para que possam ser vistas por todos.

1- Projetos e equipes virtuais

Num Modern Workplace, para acompanhar as mudanças rápidas e envolver os especialistas no assunto, não importa de onde, as organizações devem adotar ferramentas e hábitos que permitam aos funcionários se empenhar sobre um projeto antes de encarar o próximo.

Utilize uma ferramenta que permita que os funcionários formem equipes em torno de projetos importantes por meio da organização de conversas, arquivos, reuniões e ferramentas em um único centro de trabalho mútuo.

Uma ferramenta que toda a equipe, incluindo consultores externos e trabalhadores temporários possam acessar o que precisam para colaborar com o projeto, incluindo aplicativos específicos necessários para o mesmo.

Imagine a equipe colaborando e acessando informações sem sair do espaço de trabalho compartilhado, com todos os arquivos armazenados automaticamente e os membros tendo liberdade até mesmo para personalizar sites de Intranet com detalhes do projeto e anúncios, por exemplo.

2- Reuniões

Uma pessoa comum que trabalha com conhecimento gasta quase um terço de sua semana em reuniões. Num Modern Workplace, até mesmo as reuniões são mais produtivas e dinâmicas.

Utilize uma ferramenta de reunião inteligente, com áudio e vídeo avançados para unir as pessoas. Como funciona?

Os participantes se conectam em chats persistentes para se preparar para a reunião e compartilhar documentos relevantes, sendo possível até mesmo aprender mais sobre os participantes olhando o histórico organizacional e o perfil.

Além disso, durante a reunião, para ficar mais dinâmica, faça um compartilhamento de tela e vídeo para manter a conexão e o foco no grupo ao mesmo tempo em que a inteligência artificial fornece automaticamente tradução, transcrição e gravação para que os participantes tenham maior aproveitamento da experiência e qualquer pessoa que tenha perdido a reunião possa assisti-la.

3- Comunidade de funcionários

Em muitas organizações de grande porte, especialmente as presentes em vários locais geográficos, um grande impeditivo para uma transformação cultural para um Modern Workplace é quando os funcionários se sentem desconectados entre eles e das decisões tomadas nas sedes.

Para impedir que isso aconteça, utilize uma plataforma que permite unir silos organizacionais, criar comunidades e fomentar iniciativas em toda a empresa.

Não só isso, mas também para publicar notícias, anúncios importantes e deixar transmissões de vídeo acessíveis a qualquer funcionário, independente do dispositivo ou local.

4- Vídeo empresarial

Você sabia que o cérebro humano processa vídeos 60 mil vezes mais rápido do que texto? Isso torna os vídeos um dos meios mais eficazes para se comunicar com os funcionários.

Incorpore os vídeos em treinamentos internos, comunicações com funcionários, como em reuniões, como uma forma de manter as equipes conectadas. Utilize uma ferramenta que possibilite que todos na organização criem, descubram e compartilhem videos com segurança e que possa ser integrada aos aplicativos colaborativos mais usados na organização.

5- Modernize as listas de distribuição

O email é o sistema onipresente de registro para a maioria dos líderes empresariais atuais; é a ele que muitos recorrem para começar uma discussão e se atualizar sobre várias questões.

Historicamente, não é fácil criar listas de distribuição e facilitar as comunicações com grupos de indivíduos.

Utilize uma ferramenta que permite que os funcionários criem uma caixa de entrada compartilhada, como uma lista de distribuição tradicional, com a diferença que novos membros também possam ver discussões anteriores para acompanhar tudo rapidamente.

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Análises

Num Modern Workplace, se você não se aprimorar, ficará para trás, por isso é importante aproveitar ao máximo os dados, as análises e a inteligência artificial para aprender constantemente e melhorar a tomada de decisão corporativa. Utilize uma ferramenta com recursos avançados para ajudar a tomar decisões mais inteligentes, baseadas em dados.

1- KPIs e painéis

Fazer os funcionários juntarem os poucos KPIs que realmente importam para o negócio pode ser um desafio nesse mundo repleto de distrações.

Para criar um senso de propósito compartilhado, utilize uma ferramenta para o uso de recursos de análises para criar e publicar um painel. Dessa forma, as pessoas na organização podem ver métricas comerciais importantes.

Considere a criação de um painel para controlar o crescimento da renda, da margem bruta e da satisfação do cliente da organização, e só depois permitir que seus funcionários vejam esses dados e também investiguem tendências por localização geográfica, linha de produto ou segmento do cliente.

2- Informações de funcionários

Muito do que fazemos em nossa vida pessoal atual é medido. É possível rastrear o número de passos dados, o número de calorias consumidas, entre outros.

Apesar de passarmos quase metade do tempo desperto trabalhando, muitos ainda precisam aplicar esse mesmo rigor aos hábitos de trabalho.

Para isso, num Modern Workplace, você pode utilizar uma ferramenta que fornece a cada funcionário um painel pessoal para que eles possam ver como gastam o tempo no local de trabalho e com quem.

Mudanças baseadas em dados nos hábitos de trabalho podem gerar ganhos de produtividade consideráveis. Lembrando que a ferramenta precisa proteger a privacidade individual, permitindo que apenas o funcionário veja os dados do próprio painel.

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Considerações Empresariais

Adotar uma nova cultura para ter um Modern Workplace também significa encontrar novas maneiras de gerenciar e proteger toda sua infraestrutura de produtividade enquanto minimiza custos e o impacto sobre o funcionário.

Utilize ferramentas projetadas para simplificar o gerenciamento e fornecer um conjunto completo de recursos de segurança inteligentes.

Não obstante, procure também resolver ameaças de segurança que evoluem rapidamente e atender a novos regulamentos de conformidade essenciais, incluindo o novo RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) da UE.

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Conclusão

Sim, não é uma tarefa fácil mudar uma cultura, transformar a experiência do funcionário e chegar ao Modern Workplace. A realização de uma mudança considerável exige as ferramentas certas, mas não somente isso, precisa também da sua visão.

Neste vídeo você pode conferir como transformar seu Workplace com algumas soluções da Microsoft e conferir porque você precisa de um Modern Workplace:

A Microsoft, através do Windows 10 e do Office 365, oferece um conjunto imenso de ferramentas e soluções para a implementação do conceito Modern Workplace (Desktop Moderno) nas organizações.

O uso conjunto e inteligente do SharePoint Online, OneDrive, Office 365 online, PowerApp, Yammer, Skype for Business, Microsoft Flow, Microsoft Stream, Microsoft Teams entre outros, permite com que as empresas implementem 100% do conceito do Modern Workplace, garantindo mais produtivida, flexibilidade e segurança.

Se a sua empresa já tem soluções Office 365 e não utiliza o conceito de Desktop Moderno, não perca mais tempo, você tem um ambiente inteiro de soluções para melhorar MUITO a produtividade da sua empresa.

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Até o próximo artigo!! 😀

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