A implantação de sistemas ERP, para quem já passou por essa experiência, pode ser algo traumático e com custos sem fim.

É de fato um projeto trabalhoso e demorado. Algo que pode desincentivar o uso dessa ferramenta.

Mas existem formas de fazer a implantação de sistema ERP em sua empresa sem muita dor de cabeça e menos custos desnecessários. Basicamente, são cuidados ao tomar desde o início da implantação ao treinamento de colaboradores para o uso adequado do sistema.

Nesse post, você verá o que precisa analisar e se adequar antes de fazer implantação de sistemas em sua empresa, para não passar dores de cabeça e arrependimento. Mais abaixo vamos ver:

• O sistema ERP é algo que realmente preciso em sua empresa?
• Como escolher o sistema ERP?
• Por que a implantação de sistemas é algo complicado e demorado?
• Cuidados que devem ser tomados
• Aprenda como não virar refém do seu parceiro ERP.

Fique por aqui para tirar todas as suas dúvidas referente a implantação de sistemas ERP!

O sistema ERP é algo necessário em uma PME?

TUDO dependerá da infraestrutura do seu negócio e do processo organizacional existente. Um sistema ERP traz diversos benefícios a uma organização. 

Sendo alguns desses: a capacidade de organização, o aumento no controle de entradas e saídas, aumento na produtividade e simplificação na hora de tomada de decisões.

Não sabe muito bem como funciona ou o que é um sistema ERP? Veja esse artigo ⬇️:

ERP – O que é, para que serve, preciso disso em uma pequena e média empresa?

De fato é algo muito proveitoso ao dia a dia da empresa e dos colaboradores, com inúmeras vantagens.

O que vai definir a necessidade da sua empresa é a dificuldade em coordenar tarefas. Geralmente pelo tamanho de faturamento, quantidade de funcionários ou até os processos mal definidos para a realização das tarefas são alguns pontos para se prestar atenção. 

Lembrem-se que o sistema ERP serve para facilitar o trabalho por integrar os departamentos e diminuir erros humanos. Então se você percebe que já convive com as dificuldades listadas acima, pode ser o momento de sua PME investir na implantação de sistema.

A integração de sistemas é um dos pilares da indústria 4.0 e é um dos passos mais importantes para se manter conectado e trazer resultados em sua empresa. Visto que vivemos em um mundo cada vez mais tecnológico e integrado, é importante usufruir das facilidades que provém dessa tecnologia toda.

Como escolher o melhor sistema ERP?

Agora que você entendeu que você precisa de um sistema ERP em sua empresa, o próximo passo é: saber como escolher, entender as opções, verificar as prioridades e o que é mais interessante para você!

Recomendamos que a empresa passe por uma consultoria especializada para ajudar na escolha do ERP. Afinal, é preciso que todos os detalhes sejam entendidos para que sua experiência seja a melhor possível e esse sistema possa ajudar de fato a sua empresa e o funcionamento de seus departamentos!

A escolha do sistema ERP pode ser difícil pela quantidade de opções no mercado. Existe também quem investe num ERP próprio para a sua empresa e suas necessidades. Como escolher e todos os processos para a implantação de sistema será visto nesse guia!

Implantação de sistema ERP próprio ou ERP de mercado?

Existem ainda diversas dúvidas sobre a implantação de sistemas em relação a escolha de um ERP de mercado, que são aqueles mais conhecidos – como o TOTVS, SAP, Oracle, entre outros – que são conhecidos por serem mais completos e já terem módulos agregados de acordo com boas práticas de diversos departamentos. 

Ou a opção de criar um ERP próprio que garanta que todas as necessidades da empresa sejam garantidas. A questão é: ERP próprios costumam ser muito caros e consequentemente, são viáveis apenas para empresas de grande porte.

Por que a implementar sistemas é algo complicado e demorado?

Implantação de sistemas não é algo simples e rápido a se fazer. É importante que os decisores, os colaboradores e a empresa que irá fornecer o serviço estejam comprometidos. 

É necessário que haja um bom planejamento das necessidades da empresa para que o sistema seja uma solução e não um problema. Para realizar esse planejamento, faça um levantamento dos requisitos principais que seu sistema ERP deverá ter, e  entre eles os processos que passam de um departamento para o outro. 

Por exemplo: o gerenciamento de cálculo de taxas ou alíquota de impostos feito pelo departamento financeiro a cada venda realizada pelo setor comercial. 

Cada passo tomado durante esse processo deverá ser bem mapeado para que o planejamento de implantação de sistema ocorra da forma correta.

Cuidados que devem ser tomados durante a implantação de sistemas!

Agora que você já contém uma base de informações sobre a implantação de sistemas, conhece suas vantagens e como isso se aplicará em sua empresa, vamos passar por um tópico muito importante: os cuidados que deverão ser tomados DURANTE a implantação de sistemas!  

Faça o planejamento da Implantação de sistemas

Já falamos sobre, mas devido a importância voltamos a ressaltar! 

O planejamento estratégico pode ser feito em diferentes ambientes e departamentos da organização. 

Serve para que se haja segurança na hora da tomada de decisões e é feito visando a estrutura e os objetivos da empresa. De acordo com o Sebrae, a falta de planejamento é a maior causa do fechamento de empresas no Brasil.

Se em sua empresa já é comum a prática de planejamentos, o planejamento da implantação de sistema não será algo tão difícil! Então mãos à obra!

Se o planejamento não é algo comum: Comece a praticar! Veja a possibilidade de realizar reuniões com os responsáveis de cada área e mantenha a comunicação eficiente, entenda o planejamento de cada departamento e mantenha a sintonia entre eles. Isso garantirá o sucesso da organização

Contudo, realizar o planejamento estratégico nos diferentes departamentos da sua empresa trará vantagem ao seu negócio. Além de auxiliar no processo de implantação de sistemas. 

Talvez você não saiba mas, o planejamento estratégico no departamento de TI pode te auxiliar a empresa como um todo.  E usufruir dessa possibilidade poderá trazer um diferencial competitivo à você.

Para aumentar seu conhecimento: Mais informações sobre o PETI ⬇️:

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TI: COMO O PETI PODE TE AJUDAR! 

Pensar no valor do ERP, e não somente no preço!

Ao falar em VALOR não estamos falando de PREÇO!
Ou seja, você precisa colocar em questão os benefícios do serviço que contratará e fazer a média em relação aos custos. Caso não, estará jogando dinheiro descarga abaixo.

Sistemas ERPs não são tão baratos e fazer a escolha do qual será implantado em sua empresa pelo PREÇO ao invés dos benefícios e as necessidades pode gerar uma péssima experiência e talvez até traga um prejuízo à sua empresa.

Além do mais, a escolha do prestador de serviços também será imprescindível! 

É possível também fazer uma consultoria para aprimorar sua compra. 

A escolha de módulos, a marca que será utilizada, a quantidade de licenças, entre outras variáveis são detalhes importantes a ser decididos e a ajuda de empresas especializadas fará diferença durante esse processo.  

Se preocupar com segurança

A cibersegurança deve ser um tópico para se preocupar tanto na implementação de sistemas quanto em qualquer outro momento.

Costumamos dizer que hoje nossos dados são uns dos bens mais preciosos e devem ser preservados a qualquer custos. Afinal, quando caem em mãos erradas podem gerar diversos problemas as empresas- e as pessoas -.

E dados vazados, roubados ou até sequestrados geram prejuízos financeiros, fiscais e/ou legais. E a prevenção é necessária principalmente em uma implantação de sistema ERP – e após a implantação.

Afinal, nesse tipo de software é onde informações sobre a organização, clientes e funcionários são armazenadas. E por conta disso, a cibersegurança da empresa precisa estar em dia.

Se sua empresa não tiver uma boa política de segurança da informação, poderá ter problemas com isso. Pois ameaças digitais vir de diversas formas – seja via ataques hackers, phishing, ransomwares e malwares em geral.

Não corra riscos de segurança e proteja seus dados de ataques maliciosos!

Capacite seus colaboradores para o uso do sistema ERP

Treinar a equipe para fazer o uso faz parte da implantação de sistema. Essa capacitação vai ser um dos passos MAIS IMPORTANTES da implantação. Afinal de contas, não faria qualquer sentido montar um planejamento todo, implantar um software caro, se o ponto mais importante não funcionará!

O preenchimento de informações que entrarão no sistema será feito pelas equipes designadas. Então é muito importante que todos aprendam a mexer corretamente no sistema. Pois toda a experiência de sistema ERP vai depender disso.

Provavelmente quem irá fazer a capacitação dos funcionários é a empresa que você contratou para fazer a implantação do sistema ERP. Se certifique que todos aprenderam corretamente e verifique a possibilidade de um especialista para ajudar com dúvidas futuras que surgirão.

Não esqueça do licenciamento de software

Muitas empresas menosprezam o valor do licenciamento de software e seus benefícios. E depois passam por apuros se há algum problema de segurança, compatibilidade ou atualizações.

No sistema ERP, não é diferente. E por isso evidenciamos que durante a implantação de sistemas, você deve se preocupar com o tipo de licenciamento de software que será escolhido.

As licenças podem ser feitas de algumas maneiras, depende do tipo de software que será escolhido. Cada tipo de licenciamento tem seus prós e contras. Alguns desses são:

• Licença por usuário
• Utilização do sistema no servidor próprio
• Uso do sistema em Nuvem
• Utilização de servidores terceirizados

A escolha do tipo de licença será viável de acordo com seu tipo de organização e uma análise minuciosa. Pois cada uma dessas opções tem seus prós e contras.

Se por exemplo, você escolha “licença por usuário” e sua empresa a contrate 10 novas pessoas, você terá um prejuízo em relação as outras opções? Ou até se a escolha for em “sistema no servidor próprio”, conseguirá manter a quantidade de dados armazenados sem a necessidade de aumento de espaço para armazenamento?

O ideal é que vocês utilizem de uma consultoria adequada para fazer todos esses levantamentos e auxilie na melhor opção para a sua empresa!

Pense na escalabilidade da empresa

Se sua empresa tem um plano de crescimento, você deverá garantir que seu sistemas acompanhem para que não sofra com problemas como o citado acima, que é o licenciamento de software. Os ativos da empresa devem acompanhar o crescimento – assim funciona a escalabilidade– para que você mantenha seus custos e não passe a ter prejuízos ou custos não planejados.

COMO NÃO VIRAR REFÉM DO SEU PARCEIRO DE ERP!

É necessário entender que, por mais que complicado e demorado seja , o processo de implantação de sistema não pode ser eterno. Não pode virar uma dor de cabeça eterna e causar custos e mais custos.

Para não virar refém da empresa que irá conceder o sistema de ERP, você pode contar com algumas alternativas.

1- Contratar uma consultoria especializada em sistemas ERP e sua implantação;
2- Pedir ajuda para a empresa onde você terceiriza o departamento de TI;
3- Contratar um especialista em sistemas.

Tudo depende da disponibilidade e da sua realidade, todas as opções também tem prós e contras.

A BugBusterS tem 25 anos de atuação auxiliando empresas a terem um departamento de TI com um diferencial competitivo, inclusive num momento tão crucial na história de uma empresa como a implantação de sistema ERP.
Nossos profissionais estão aqui para ajudar para que esse processo seja o mais tranquilo possível para você e sua empresa. Se precisar de ajuda ou quiser uma avaliação gratuita, é só se inscrever no nosso formulário abaixo:

Até o próximo artigo! 🙂